MisW laat andere getallen zien dan mijn tandarts informatie systeem

Om de getallen in MisW te laten zien hebben wij een koppeling met het Tandarts Informatie Systeem (TIS). Als getallen niet overeenkomen zijn er verschillende oorzaken die daar aan ten grondslag kunnen liggen.

De data die we importeren is onvolledig of anders dan verwacht
De data is langere tijd niet geïmporteerd
Er is een datumrange gekozen zonder data
U heeft een lange tijd geleden wijzigingen in de TIS gemaakt
MisW kijkt op een andere manier naar data dan uw TIS
We hebben een fout in onze data analyse gemaakt

Hieronder zullen we alle mogelijke oorzaken bespreken en waar mogelijk toelichten met voorbeelden..

1. De data die we importeren is onvolledig of anders dan verwacht

Om MisW mogelijk te maken krijgen we informatie uit de TIS, nu kan het zijn dat de informatie die wij ontvangen onvolledig is of informatie bevat die uniek is voor uw praktijk. Dit kunnen we goed uitleggen met wat voorbeelden:

Om te bepalen wanneer een patiënt opgeroepen moet worden voor de periodieke controle kijken wij naar de instelling die er in Exquise beschikbaar is, indien u niks invult gaan we ervan uit dat u iemand iedere zes maanden oproept. Nu weten we dat er ook praktijken zijn die de patiënten die geen interval hebben jaarlijks oproepen in plaats van halfjaarlijks. We zullen in dit geval informatie laten zien die u niet verwacht. Dit kan ondervangen worden door alle patiënten op het juiste interval in te stellen.
Om te bepalen of een patiënt actief is kijken we naar de historie. Indien er in de afgelopen 18 maanden een verrichting is ingevoerd dan zal MisW de patiënt als actief registreren. Op het moment dat u een code invoert om een No Show/niet komen opdagen te registreren dan zullen wij in MisW denken dat de patiënt actief is.

In deze situaties proberen we altijd de meest gangbare en gemakkelijke oplossing te zoeken, mocht u het vermoeden hebben dat zaken niet kloppen neemt u dan gerust contact met ons op.

2. De data is langere tijd niet geïmporteerd

Het kan voorkomen dat de import een periode niet draait, dit zorgt logischerwijs ook tot afwijkingen in MisW ten opzichte van de TIS. Indien dit het geval is dan is er vaak een technisch probleem. U kan in de applicatie linksonder zien wanneer de laatste import heeft gedraaid. Neem gerust contact op met ons om het te verhelpen. Vaak kunnen we het probleem samen met u al oplossen en indien nodig kunnen we ook met u ICT leverancier schakelen om het probleem te verhelpen.

3. Er is een datumrange gekozen waar wij geen data van hebben

Afhankelijk van uw TIS en versie importeren wij op een door de praktijk gekozen moment de data vanuit de TIS, deze data bevat data tot de dag van gisteren. Dit betekend dat als we dus op maandag om 23:00uur een import ontvangen voor MisW, wij op dat moment data importeren tot zondag (als de praktijk het weekend dicht is dan dus tot vrijdag). Kijkt u dus op dinsdag naar informatie dan kunnen wij dus eigenlijk kijken tot en met zondag, de informatie van maandag en dinsdag zullen wij pas woensdag nacht ontvangen.

Dit probleem is overigens niet van toepassing indien we een directe verbinding hebben met de database.

4. U heeft wijzigingen in de TIS gemaakt een lange periode geleden

Om de meters in MisW mogelijk te maken gebruiken we data uit uw TIS. Deze data wordt dus periodiek geïmporteerd uit u TIS, in veel gevallen door een bestandsuitwisseling, in andere gevallen door een verbinding met de database. In het geval van de verbinding met de database dan kunnen we alle wijzigingen in de gehele database synchroniseren en kunnen we dus de meest accurate data gebruiken. In het geval van een bestandsuitwisseling (e.g. exquise classic) kunnen we niet de hele database importeren, dit zou simpelweg teveel tijd in beslag nemen. We kijken dus naar wijzigingen in de database in een beperkte periode in het verleden, heeft u wijzigingen gemaakt buiten deze periode dan zullen we die in eerste instantie niet weergeven in MisW. Periodiek draaien we een volledige update om deze verschillen weer recht te zetten.

5. MisW kijkt op een andere manier naar data dan uw TIS

In MisW proberen wij u te informeren over de meest relevante informatie. Soms hebben wij bepaalde slimmigheden in ons systeem die een TIS anders oplost of niet gebruikt. Dit kan tot verschillen in de getallen leiden. Dit is goed te begrijpen aan de hand van enkele voorbeelden:

In MisW berekenen we de dagomzet door de omzet van een behandelaar in een periode te delen door het aantal dagen dat de behandelaar een omzet heeft die hoger is dan 300 Euro. De gedachte hierbij is dat er in veel gevallen ook verrichtingen worden ingevoerd bij een patiënt en behandelaar terwijl de behandelaar eigenlijk niet werkt. Denk hierbij aan een telefonisch contact wat bij de patiënt wordt geregistreerd. Onze visie is dat een behandelaar altijd een omzet heeft die hoger is dan 300 euro als deze een dag werkt. Deze methode kan leiden tot rare informatie. Als we een behandelaar hebben die gedurende het hele jaar behandelingen invoert maar slechts op 1 dag een omzet boven 300 heeft dan heeft deze behandelaar een erg hoge dagomzet, namelijk de gehele omzet in de periode gedeeld door 1. Over het algemeen geeft onze indicator echter een goed beeld, en u zult met gezond verstand zien dat er iets niet klopt.
In MisW beschouwen we een patiënt actief als deze ingeschreven staat en de afgelopen 18 maanden is geweest , dit bepalen we door te kijken naar wanneer er een verrichting is ingevoerd. We kijken bewust niet naar afspraken omdat deze bij een migratie van TIS (bijvoorbeeld van Exquise classic naar Exquise NextGen) verloren gaat. Er zouden dan geen patiënten actief zijn. Wij weten niet precies hoe de verschillende leveranciers van de TIS aankijken tegen actieve patiënten maar de kans is aanzienlijk dat ze het anders benaderen.

Mocht u het vermoeden hebben dat er iets niet klopt, neemt u dan contact op met ons. We gaan meteen op onderzoek uit om het verschil te achterhalen en informeren u hierover. Deze meldingen helpen ons ook om de software beter te maken, het kan natuurlijk zijn dat onze implementatie toch niet zo slim is of misschien nog slimmer kan.

6. We hebben een fout in onze data analyse gemaakt.

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat we een fout hebben gemaakt in onze analyse, data import of weergave. In dit geval gaan we aan de slag om het te herstellen. Zodra we erachter komen waar de fout zit gaan we met onze ontwikkelaars in overleg om het op te lossen. Hier ook een voorbeeld van klantenfeedback die heeft geleid tot een aanpassing in onze import:

Case study: het aantal actieve patiënten is te hoog

Van een bepaalde klant kregen we de informatie dat de actieve patiënten in zijn ogen niet overeenkwamen met het aantal in de TIS, in dit geval was ons aantal hoger dan het aantal in de TIS. Omdat wij naar patiënten kijken die de afgelopen 18 maanden een verrichting op hun naam hebben zouden we een lager getal kunnen verklaren maar niet een hoger getal. Analyse van de database en het geïmporteerde bestand heeft geleid tot inzicht in het probleem.

Als MisW hebben we aangenomen dat een patiënt die uitgeschreven is altijd een datum heeft dat deze patiënt is uitgeschreven. Onze analyse wees uit dat dit niet altijd het geval was, er waren een aanzienlijke hoeveelheid patiënten die uitgeschreven waren zonder dat er een datum was geregistreerd in het systeem. Om dit op te lossen hebben we onze import aangepast zodat we ook de uitgeschreven patiënten zonder uitschrijf datum meenamen in onze analyse.

In onze ogen is het niet logisch dat je patiënten uitschrijft zonder te registreren wanneer je dat doet, om die reden keken wij aanvankelijk dan ook naar de datum van uitschrijven. Het vermoeden is dat bij een datamigratie van de ene TIS naar de andere de uitschrijfdatum verloren kan gaan en deze dus niet geregistreerd wordt.

Conclusie

De toegevoegde waarde van MisW is de data analyse die we aanbieden in de meters. Als het vermoeden bestaat dat een meter onjuiste informatie weergeeft heeft dit direct impact op de toegevoegde waarde van MisW. In dit artikel hebben we u meegenomen in verschillende oorzaken van de verschillen. Door de complexiteit van het systeem en de applicatie is het helaas niet mogelijk om een eenduidig antwoord te geven waarom er verschillen zijn. Het belangrijkste voor ons bij MisW s dat u de applicatie met vertrouwen gebruikt.

Mocht u twijfelen aan onze meters of de data die we laten zien, neem gerust contact op. U feedback helpt ons om de applicatie te verbeteren!